Przejdź do treści
KSMOR Project Portal — Aktualności, analizy i wyniki badań z międzynarodowego projektu KSMOR. Portal branżowy dla naukowców i pasjonatów nauki. redakcja@ksmorproject.eu
2026-09-27

Jak długo powinno się przechowywać dokumentację medyczną?

W artykule omawiamy zasady przechowywania dokumentacji medycznej w Polsce, różnice w terminach w zależności od rodzaju dokumentów oraz praktyczne wskazówki dotyczące prawidłowego liczenia okresów archiwizacji.
Jak długo powinno się przechowywać dokumentację medyczną?

Podstawowe zasady przechowywania dokumentacji medycznej

W Polsce dokumentację medyczną przechowuje się zgodnie z określonymi przepisami, które regulują minimalne okresy archiwizacji. Standardowy czas przechowywania dokumentacji medycznej wynosi 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. To ogólna zasada, która dotyczy większości dokumentów, jednak istnieją istotne wyjątki, które wpływają na długość tego okresu.

Za prawidłowe przechowywanie dokumentacji odpowiada podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, który musi również zadbać o odpowiednią ochronę danych pacjentów oraz o ich bezpieczne usunięcie po upływie okresu retencji.

Jak liczyć termin przechowywania dokumentacji medycznej?

Termin przechowywania dokumentacji medycznej liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono ostatni wpis lub nastąpiło zdarzenie określone w przepisach. Oznacza to, że niezależnie od dnia wizyty, wypisu czy wykonania badania, okres zaczyna biec od 1 stycznia kolejnego roku.

Na przykład, jeśli ostatnia adnotacja w dokumentacji została dokonana w grudniu 2026 roku, to termin przechowywania zaczyna się 1 stycznia 2026 roku i kończy 31 grudnia 2045 roku, jeśli jest to dokumentacja przechowywana przez 20 lat.

Warto przeczytać: Jakie drzewa można ścinać bez pozwolenia w Polsce w 2026 roku?

Ten sposób liczenia często jest pomijany w praktyce, co prowadzi do błędów i nieprawidłowości w archiwizacji.

Wyjątki od podstawowego terminu 20 lat

Przepisy przewidują różne okresy przechowywania w zależności od rodzaju dokumentacji i okoliczności medycznych:

Te różnice wynikają z roli, jaką pełni dana dokumentacja w procesie leczenia, monitorowania zdrowia i potencjalnych roszczeń prawnych.

Może Cię zainteresować: Znaczenie transparentności w inicjatywach naukowych online: klucz do wiarygodności i współpracy

Rodzaje dokumentacji a czas przechowywania

Ważne jest rozróżnienie między dokumentacją medyczną właściwą, czyli pełnym zapisem historii choroby, wyników badań i przebiegu leczenia, a pojedynczymi nośnikami takimi jak zdjęcia RTG czy skierowania. Każdy z tych elementów podlega innym okresom archiwizacji, co wymaga precyzyjnego zarządzania dokumentami w placówkach medycznych.

Przykładowo zdjęcia RTG, które często są przechowywane poza dokumentacją właściwą pacjenta, mają krótszy termin retencji wynoszący 10 lat. Z kolei pełna dokumentacja pacjentów, szczególnie w sytuacjach wyjątkowych, może być archiwizowana nawet przez 30 lat.

Dlaczego terminy przechowywania są różne?

Podstawą różnic w czasach przechowywania jest zasada ryzyka medycznego i dowodowego. Dokumentacja dotycząca poważnych zdarzeń medycznych, takich jak śmierć wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, musi być dostępna dłużej ze względu na możliwe dochodzenia i roszczenia prawne.

Przeczytaj też: Co oznacza obecność komórek atypowych w badaniach cytologicznych?

Również dokumentacja dzieci do 2. roku życia wymaga wydłużonego okresu przechowywania, ponieważ wczesne lata życia są kluczowe dla rozwoju i diagnostyki wielu chorób przewlekłych.

Co dzieje się z dokumentacją po upływie okresu przechowywania?

Po zakończeniu ustawowego okresu retencji dokumentacja powinna zostać usunięta w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta. Oznacza to, że dokumenty muszą zostać zniszczone bezpiecznie, np. przez zniszczenie fizyczne nośników lub trwałe usunięcie danych cyfrowych.

Polecamy również: Co pokazuje badanie KTG i jak je interpretować?

Jednocześnie przed zniszczeniem pacjent powinien mieć możliwość odbioru swoich dokumentów lub uzyskania ich kopii, co jest istotne z punktu widzenia praw pacjenta do informacji o swoim stanie zdrowia.

Podsumowanie

Zarządzanie dokumentacją medyczną wymaga znajomości obowiązujących terminów przechowywania oraz prawidłowego liczenia okresów od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Standardowy okres wynosi 20 lat, jednak w zależności od rodzaju dokumentacji i sytuacji medycznej może być on wydłużony do 30 lub skrócony nawet do 5 lat.

Podmioty medyczne powinny szczegółowo rozróżniać rodzaje dokumentów i stosować odpowiednie zasady archiwizacji, aby zapewnić zgodność z przepisami oraz ochronę danych pacjentów. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja musi być usunięta w sposób bezpieczny, z zachowaniem praw pacjenta do dostępu do swoich danych.

Wykorzystane materiały